La Ville d’Avallon recrute un(e) Assistant(e) de Direction
Cadre d’emplois : Grade d’ Adjoint administratif ou à défaut contractuel

Missions

Sous l’autorité du Directeur des Services Techniques :

Gestion administrative

  • Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus, et divers documents
  • Recevoir, filtrer, traiter et/ou réorienter les courriers électroniques
  • Saisir des documents de formes et de contenus divers (documents administratifs, déclarations et documents imposés par les dispositions légales et réglementaires)
  • Gérer et actualiser une base d’informations (tableaux de bord)
  • Rechercher des informations (notamment réglementaires)
  • Vérifier la validité des informations traitées
  • Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.

Achats et prestations des services techniques municipaux

  • Établir des bons d’intervention, des bons de commandes (fournitures et prestations)
  • Suivi des livraisons et de la facturation
  • Joindre les pièces justificatives pour chaque commande.

Marchés publics

  • Analyser les offres
  • Établir les pièces administratives (descriptifs, courriers, ordre de service, procès-verbaux de réception)
  • Enregistrer sur le logiciel métier les marchés et les pièces correspondantes
  • Suivre le marché (situations de travaux, délais…).

Contrats

  • Établir les consultations des prestataires et analyse des offres
  • Contrôler la bonne exécution des prestations suivies par les services techniques et par le contrôleur ERP
  • Suivre par un tableau général de l’ensemble des contrats et marchés.

Bâtiments

  • Gérer des cylindres et des clés affectés aux sites appartenant à la collectivité (stock, commandes, …)

Public

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (conseiller et orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent, ou prise de message pour faire suivre la demande)
  • Recevoir et orienter les demandes en les hiérarchisant selon leur caractère d’urgence ou de priorité
  • Conseiller les usagers et agents sur les procédures.

Planification et suivis

  • Gérer l’agenda du directeur des services techniques, prendre et organiser les rendez-vous
  • Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.).

Administration du logiciel métier

  • Gérer l’administration du logiciel métier des services techniques

Profil

  • Techniques de secrétariat (dactylographie, sténographie, prise de notes, etc.)
  • Tenue d’un secrétariat
  • Connaissance des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, etc.)
  • Progiciels de gestion
  • Procédures du service et procédures administratives
  • Communication avec le public, les différents services de la collectivité et avec l’autorité hiérarchique
  • Communication orale et écrite
  • Autonomie et polyvalence
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Organisation, méthode, rigueur
  • Planification des tâches à effectuer
  • Disponibilité
  • Adaptabilité au sein d’une équipe et en présence du public.

Rémunération

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation employeur mutuelle labellisée et/ou prévoyance labellisée + CNAS.

Renseignements

Service des Ressources Humaines